Programa de Entrenamiento Project Manager / Account Manager
Imperians Agency — Manual integral de formación para la gestión de proyectos y cuentas de clientes
Definición del Rol
En Imperians Agency, la Project Manager es el puente estratégico entre el cliente y el equipo interno. Tu responsabilidad principal es garantizar que cada cliente reciba una experiencia excepcional desde el momento en que firma su contrato hasta que sus campañas estén generando resultados consistentes.
No eres simplemente un punto de contacto. Eres la persona que protege la relación comercial, anticipa problemas y se asegura de que tanto el cliente como el equipo interno tengan todo lo que necesitan para que las campañas funcionen.
Hacia el cliente ejerces como Account Manager: gestionas la relación, manejas expectativas, entregas reportes y proteges la confianza comercial.
Hacia el equipo interno ejerces como Project Manager: coordinas tareas entre los Media Buyers, Diseño y cualquier otro recurso involucrado, lideras la reunión diaria, haces seguimiento de entregables, detectas bloqueos y te aseguras de que nada se quede sin resolver.
Qué hacemos como PM en Imperians
Coordinación general de proyectos. Seguimiento de tareas. Comunicación con clientes: gestionar solicitudes y expectativas, garantizando una experiencia fluida y profesional en cada interacción. Gestión de equipo interno. Resolución de bloqueos. Supervisión diligente de presupuestos, materiales y otros recursos. Verificar que cada miembro esté cumpliendo con los procesos y sus entregas. Establecer o mejorar procesos para el cumplimiento de objetivos. Documentar y gestionar cambios y conocimientos que genere el proyecto.
Lo que NO es tu responsabilidad
- Optimizar campañas dentro del Business Manager (eso lo hace el Media Buyer).
- Crear piezas gráficas o copies de anuncios (eso lo hace el equipo de Diseño y el Media Buyer).
- Tomar decisiones estratégicas sobre presupuestos de campaña sin consultar con la CEO o el Media Buyer Senior.
- Hacer el trabajo de todos — tu rol es seguimiento y coordinación, no ejecución de cada tarea.
En Imperians Agency operamos con una mentalidad de servicio premium. La confianza se construye con comunicación clara, tiempos de respuesta rápidos y una actitud de solución ante cualquier situación.
Mentalidad Imperians
Nuestros clientes son empresarios hispanos en Estados Unidos que invierten en publicidad digital porque confían en que vamos a generar resultados. La comunicación es vital. Si un cliente tiene una pregunta, la respuesta debe llegar antes de que necesite preguntar dos veces. Si hay un problema, lo reportamos internamente de inmediato y proponemos una solución antes de escalar.
El éxito en la dirección de proyectos no consiste en controlar todo, sino en desarrollar inteligencia adaptativa para prosperar en entornos dinámicos, complejos e inciertos. Un proyecto exitoso no se ejecuta con un plan rígido, es el que entiende su complejidad, gestiona activamente la incertidumbre, se adapta con criterio, se recupera rápidamente de los reveses y mantiene el foco en la generación de valor.
Principios de Liderazgo
El liderazgo en Imperians no depende del cargo. Liderazgo es la capacidad de influir, motivar y alinear personas hacia un objetivo común. Se basa en actitud, carácter y comportamiento. La autoridad puede obligar, el liderazgo convence y moviliza.
Un líder en Imperians dice "nosotros", colabora, resuelve, depende de la buena voluntad y genera entusiasmo. Un liderazgo exitoso combina habilidades técnicas, emocionales y estratégicas. El carácter importa: debe mostrar honestidad, integridad, ética, desinterés y capacidad de pedir ayuda.
El liderazgo puede y debe ser compartido. No es exclusivo de la PM. También pueden ejercerlo los Media Buyers, la diseñadora, cualquier miembro del equipo, pero siempre alineados. Cuando el liderazgo es compartido, genera compromiso y se fortalece la responsabilidad colectiva.
Cultura del Equipo
Gestión Efectiva
Propiedad compartida: todos conocen la visión y objetivos, el equipo se siente dueño de entregables y resultados, no es "mi tarea" sino "nuestro proyecto".
Equipo de alto rendimiento: confía en sus miembros, colabora activamente, se adapta a cambios, es resiliente ante dificultades, se siente empoderado y reconoce el trabajo de sus integrantes.
Liderazgo en todos los miembros: todos aplican pensamiento crítico, demuestran habilidades interpersonales y adoptan liderazgo.
Cómo se construye un equipo
Pasar de ser un grupo de personas a ser un equipo de trabajo se logra creando acuerdos, estructuras y procesos de equipo, definiendo roles y responsabilidades con claridad, usando herramientas que apoyen el seguimiento grupal de las tareas, estableciendo reuniones permanentes con temas determinados, y asumiendo responsabilidades compartidas: independientemente de quién rinda cuentas personalmente, un equipo colaborativo asume la propiedad colectiva de los resultados.
Comunicación, Tiempos de Respuesta y Estándares
Principios de Comunicación
Claridad: cada mensaje que envíes, ya sea al cliente o al equipo interno, debe ser directo, sin ambigüedades. Si pides algo, especifica qué necesitas, para cuándo y en qué formato.
Proactividad: no esperes a que te pregunten. Si detectas un retraso, un error o una oportunidad, comunícalo antes de que se convierta en un problema.
Profesionalismo: el tono siempre debe ser cordial pero profesional. Somos una agencia premium y nuestra comunicación debe reflejarlo. Nada de emojis excesivos, abreviaciones informales o mensajes sin contexto.
Clientes (WhatsApp/email): máximo 2 horas durante horario laboral. Si no tienes la respuesta completa, confirma recepción y da un tiempo estimado.
Equipo interno: máximo 1 hora durante horario laboral.
Emergencias de campaña: respuesta inmediata. Escalar al Media Buyer Senior y/o CEO dentro de los primeros 15 minutos.
Reportes semanales: el día y hora acordados con cada cliente, nunca con retraso.
Estándares de Calidad
- Ortografía y gramática impecables en todo mensaje, reporte o documento.
- Voz de marca consistente: usar el GPT "Voz de Marca Account Manager" para mantener la coherencia en el tono y estilo.
- Datos verificados: nunca envíes un número sin confirmar que es correcto. Un reporte con datos erróneos destruye la confianza del cliente.
- Formato consistente: seguimos la identidad visual de la agencia (colores navy #042D47, dorado #DABE68, tipografías Cinzel y Montserrat) en todo material que se comparta con el cliente.
Reglas de Comunicación Interna
Canales Designados
WhatsApp (canal interno principal): comunicación diaria del equipo, actualizaciones de estado de cuentas, preguntas rápidas y coordinación operativa.
Airtable y plataforma interna propia: documentar todo lo relacionado con el estado de cada cliente: notas de reuniones, tareas pendientes, fechas de entrega, historial de comunicaciones.
Email: comunicaciones formales con clientes corporativos, envío de reportes y cualquier documento que necesite quedar como registro oficial.
Reglas Clave
- Nunca compartas información de un cliente en el canal de otro cliente.
- No envíes mensajes sin contexto; si compartes un dato o una captura, siempre añade una línea explicando qué es y qué acción se requiere.
- Si asignas una tarea a alguien, incluye siempre qué se necesita, para cuándo y la prioridad.
- Confirma recepción de instrucciones importantes con un mensaje explícito ("Recibido, lo tengo para el viernes"), un simple "OK" no es suficiente.
- Las reuniones internas deben tener agenda previa y notas posteriores documentadas en Airtable.
Organización Diaria
Rutina matutina — primeros 30 minutos
Revisa todos los mensajes pendientes de clientes por WhatsApp y email, responde o programa respuestas.
Reunión Daily: reunión diaria por equipo de Media Buyers para coordinar tareas, requerimientos y obtener claridad de lo que se trabajará en el día.
Revisa tus tareas del día en Airtable y prioriza: primero lo urgente, después lo importante, por último lo rutinario. Si hay reportes que enviar hoy, verifica que estén listos o agenda tiempo para prepararlos.
Durante el día
Mantente disponible en los canales de comunicación durante tu horario laboral completo. Documenta cada interacción relevante con el cliente.
Si un cliente solicita algo que requiere coordinación con otro miembro del equipo, crea la tarea inmediatamente en Airtable, no lo dejes para después.
Bloquea tiempo para trabajo profundo (preparación de reportes, auditorías de cuentas) y no permitas que las interrupciones lo consuman.
Cierre del día — últimos 15 minutos
Revisa si quedaron mensajes sin responder. Actualiza el estado de tus tareas en Airtable. Deja una nota breve en el canal interno sobre cualquier tema pendiente que necesite atención al día siguiente. Revisa la agenda del día siguiente para prepararte.
Día de reportes
Reserva al menos 1-2 horas por cliente para preparar el reporte, verificar datos y redactar el mensaje de acompañamiento. Nunca envíes un reporte sin revisarlo al menos dos veces.
Rutinas del Equipo
Reunión de alineación, seguimiento y auditoría de resultados desde las 9:00 AM. Entre 15-25 minutos por equipo de Media Buyer. Ver estado de tareas que sigan pendientes. Vaciar información que hayan enviado o pedido los clientes o miembros del equipo. Asignar leads en las cuentas que sea necesario.
A principios y final de semana, enviar reporte de rendimiento, cambios o logros de los últimos días. Actualización de logros de la semana. Actualización de anuncios ganadores. Seguimiento del gasto de presupuesto en las campañas.
Reportes del mes. Evaluación de resultados. Ajustes de estrategia. Confirmación de presupuestos.
Calidad y Gestión de Cambios
Calidad en los Procesos y Entregables
La calidad no es solo un producto, también es el proceso. No solo se evalúan los entregables, sino también los procesos utilizados, las prácticas de gestión y la eficiencia del proyecto. La calidad se mide mediante métricas y requisitos, a través de revisiones y auditorías de los productos y procesos, que hacemos cada mañana en equipo. El objetivo es reducir errores y defectos, y asegurar alineación con las expectativas del cliente.
Gestión de Cambios
El cambio es constante e inevitable. Los proyectos no siguen el plan original al 100%. Se ven influenciados por nuevos requisitos, problemas técnicos, decisiones externas. Mantenerse rígidamente aferrado al plan inicial puede destruir el valor. La adaptabilidad y la resiliencia son dos competencias esenciales.
La adaptación puede generar incluso más valor que el plan inicial, pero adaptarse no significa permitir el desorden: siempre debe haber un proceso formal de control de cambio.
La resistencia al cambio es natural. Por eso el cambio no debe imponerse, debe habilitarse. La gestión efectiva del cambio se basa en comunicación temprana de visión y metas, participación activa de los interesados, comunicación bidireccional, identificación y tratamiento de la preocupación real, y estrategias motivacionales. El compromiso genera adopción, la imposición genera resistencia.
Sistema de Onboarding de Clientes Nuevos
Esta sección está pendiente de desarrollo. Actualmente se definen cuatro fases: Bienvenida, Recopilación de accesos y auditoría, Kickoff llamada, y Lanzamiento y primer mes.
Los pasos específicos de cada fase, responsables, tiempos y herramientas involucradas deben documentarse con el proceso real que Imperians tiene establecido. Esta documentación debe completarse antes de la salida de la PM actual.
El checklist de onboarding es la organización inicial y definición de la ruta para lograr los entregables y resultados. Busca avanzar organizadamente y con una intención estratégica. Cada proyecto es único y requiere adaptación: se trata de ajustar enfoques para maximizar el valor. La adaptación es continua, ocurre durante todo el ciclo de vida del proyecto, y busca enfocarse siempre en resultados y no solo entregas. El rol de la PM aquí es integrador: coordinar con el equipo para el avance de configuraciones de canales, recursos y visión general.
Informes y Reportes
Reporte Semanal
Resumen breve del rendimiento de las campañas durante la semana. Incluye inversión de la semana, número de leads, costo por lead, comparación con la semana anterior, y cualquier observación o acción tomada. Se envía el día acordado con cada cliente. Formato: mensaje por WhatsApp con datos clave o documento breve adjunto.
Reporte Mensual
Análisis más detallado que cubre todo el mes. Incluye resumen ejecutivo con los resultados principales, desglose de inversión por campaña, métricas de rendimiento (CPL, CTR, CPC, alcance, frecuencia), comparación con el mes anterior, análisis de qué funcionó y qué se ajustó, y plan de acción para el próximo mes. Formato: documento o presentación con la identidad visual de Imperians Agency.
Reporte de Emergencia / Ad-hoc
Se prepara cuando ocurre algo fuera de lo normal. Debe incluir qué pasó, cuándo se detectó, qué impacto tuvo, qué se hizo para resolverlo y cuál es el estado actual.
Errores comunes a evitar
- Enviar datos sin contexto ni interpretación.
- Usar capturas de pantalla sin procesar del Business Manager como "reporte".
- Enviar el reporte fuera del día y hora acordados sin notificar previamente.
- No incluir comparaciones semana vs. semana o mes vs. mes.
Herramientas y Cómo Usarlas
Meta Business Suite / Business Manager
Donde se gestionan todas las campañas de Meta Ads. Como PM no necesitas saber optimizar campañas, pero sí debes saber navegar la plataforma para consultar métricas básicas: inversión, alcance, leads generados, costo por lead. También necesitas verificar el estado de los anuncios y confirmar que los píxeles estén funcionando.
Google Ads
Para los clientes con campañas de Google Ads, debes poder acceder a la cuenta, revisar métricas básicas de rendimiento y confirmar que las campañas estén activas. Las decisiones de optimización las toma el Media Buyer.
Airtable
El sistema operativo central. Aquí documentamos todo: estado de cada cliente, tareas del equipo, historial de comunicaciones, calendarios de reportes, notas de reuniones. Es tu herramienta más importante después de WhatsApp. Si algo no está documentado en Airtable, es como si no hubiera pasado.
WhatsApp Business
Canal principal de comunicación con clientes hispanos. Mantén un tono profesional, usa el nombre del cliente, evita mensajes de audio largos (máximo 1 minuto). Siempre que sea posible, complementa los audios con un resumen escrito de los puntos clave.
Excel de Leads
Para el control de ingreso y seguimiento de los clientes potenciales. Según el nicho o el proyecto, sus respuestas o datos varían, siempre será personalizado.
Trello
Para manejar el contenido de redes sociales de algunas marcas. Asignar solicitudes al departamento de diseño, organizar grilla mensual de publicaciones con sus creativos, copies, fechas de publicación y etiquetas pertinentes.
Canva
Para edición o creación esporádica de algunas imágenes, reportes, PDFs o documentos importantes.
Plataformas Internas
Plataforma de reportes (reportes.imperiansagency.com): arroja los resultados de las campañas y datos importantes de la audiencia, anuncios y métricas más relevantes que responden a los objetivos de cada proyecto.
Plataforma de anuncios ganadores y wins (anuncios.imperiansagency.com): muestra los logros del equipo. Las campañas y anuncios más destacados por cliente, con sus respectivos detalles de por qué están funcionando bien. Además de los wins y logros que cumplimos personalmente y en equipo.
Herramientas de Apoyo
Gamma: creación de presentaciones con AI. Agregas la información como un PDF o copiar y pegar para que despliegue plantillas de presentaciones formales de reportes, métricas y resultados.
Vizard: extrae el texto de un video para que en ChatGPT puedas generar el caption de un post. Se utiliza con el contenido de Geral.
Herramientas de reporte adicionales: dependiendo del cliente, se puede usar Google Sheets, Looker Studio o reportes personalizados. La PM será entrenada en la herramienta específica que se use con cada cliente.
Documentación de Procesos
En Imperians Agency un proceso que no está documentado no existe. La documentación permite entrenar a nuevos miembros del equipo rápidamente, mantener consistencia en la calidad del servicio, identificar cuellos de botella y mejorar procesos continuamente, y proteger a la agencia ante la rotación de personal.
Qué Documentar
- Notas de cada reunión con clientes: fecha, asistentes, puntos tratados, acuerdos, tareas resultantes con responsables y fechas límite.
- Acuerdos especiales con clientes: cualquier término, descuento, condición o promesa fuera del contrato estándar debe quedar registrado por escrito.
- Incidentes: si hubo un problema con una cuenta, documenta qué pasó, cómo se resolvió y qué se hizo para prevenir que vuelva a ocurrir.
- Cambios en el alcance del servicio: si el cliente solicita algo que no estaba en el contrato original, debe documentarse antes de ejecutarse.
- Procesos operativos propios: si descubres una forma más eficiente de hacer algo, documéntala y compártela con el equipo.
Dónde Documentar
Airtable: para todo lo relacionado con gestión de clientes, tareas y seguimiento operativo. Google Drive: para documentos más extensos como SOPs, guías de procesos y materiales de entrenamiento. Canal interno de WhatsApp: para actualizaciones rápidas que también deben quedar registradas en Airtable después.
Estándar de Documentación
Cada documento debe tener como mínimo fecha de creación, autor, última actualización, y ser suficientemente claro como para que cualquier miembro del equipo pueda entender el proceso sin necesidad de explicación adicional.
Protocolos
Primer contacto con el cliente
Siempre preséntate con tu nombre completo y tu rol. Ejemplo: "Hola [nombre del cliente], soy [tu nombre], tu Account Manager en Imperians Agency. Voy a ser tu punto de contacto principal para todo lo relacionado con tus campañas."
Mensajes de seguimiento
Cada mensaje al cliente debe tener estructura clara: saludo breve, información o actualización principal, y próximos pasos o acción requerida. Evita mensajes ambiguos o que solo digan "todo bien" sin datos específicos.
Manejo de quejas o insatisfacción
Escucha completamente sin interrumpir ni ponerte a la defensiva. Agradece al cliente por compartir su preocupación. Reconoce el problema sin minimizarlo. Comunica qué acción concreta vas a tomar y en qué plazo. Da seguimiento hasta que el problema esté completamente resuelto. Documenta todo el incidente en Airtable.
Protocolo de reuniones
Toda reunión debe tener invitación en Google Calendar con al menos 24 horas de anticipación. Incluye una agenda mínima de 3-5 puntos a tratar. Llega 2 minutos antes, nunca tarde. Al finalizar, envía un resumen por escrito con los acuerdos y próximos pasos dentro de las siguientes 2 horas.
Protocolo de manejo de crisis
Si ocurre una situación crítica (cuenta bloqueada, pérdida de acceso, gasto no autorizado, o cualquier evento que ponga en riesgo la relación con el cliente o la operación): notifica al equipo interno inmediatamente por el canal de urgencias. No comuniques el problema al cliente hasta que tengas al menos un diagnóstico preliminar y una línea de acción. Comunica al cliente de forma transparente pero calmada: qué ocurrió, qué estamos haciendo y cuándo tendremos una resolución. Haz seguimiento cada 2-4 horas hasta la resolución completa.
Toda la información de los clientes es estrictamente confidencial. Nunca compartas datos, métricas, estrategias o información de contacto de un cliente con otro cliente, con personas externas a la agencia, o en redes sociales. La violación de este protocolo es motivo de desvinculación inmediata.
Conoce al Equipo
Comprometida, analítica, siempre quiere ir más allá para buscar soluciones y resultados. Busca nuevas ideas y tiene mucha conciencia de sus tareas y entregables. Es directa pero sentimental al mismo tiempo.
Le gusta mucho ayudar y explicar, es muy inteligente. Requiere un poco más de acompañamiento, guía y especificaciones con algunas tareas, pero le apasiona lo que hace y tiene mucha visión en los proyectos. Detrás de su seriedad está una persona que le gusta escuchar y apoyar al equipo.
Sistemático, responsable. No le gustan los reportes sencillos, le gusta explicar lo más que puede, desarrollar, esforzarse, aprender y darlo todo en cada nuevo reto. Es muy noble pero con mucha valentía para trabajar.
Siempre dispuesta a cumplir con las peticiones que hacemos, trabaja muchas veces en tiempo récord, con mucha disposición y buena energía. Ha ido aprendiendo y creciendo con Imperians hasta demostrar que es una increíble diseñadora y compañera.
Portafolio de Clientes
Centro deportivo ubicado en el Estadio Monumental de Caracas que ofrece alquiler de canchas de pádel de alta gama. Su propuesta combina formación deportiva con clases personalizadas, organización de torneos, tienda especializada de equipos y un área social de cafetín. Se distinguen por ofrecer un ambiente premium y seguro dentro de una infraestructura moderna.
Metas mensuales: 144 bloques de juego al mes (6 por día), 4 paquetes de cumpleaños, 2 alquileres para corporaciones y 20 paquetes de clases. Actualmente las campañas están enfocadas en los torneos del mes.
Son clientes muy tranquilos, muy comunicativos e involucrados con el proyecto. Valoran comunicación, resultados y rapidez. Reportes: resultados de algunos proyectos en curso, pero principalmente los informes mensuales.
Hotel de lujo ubicado en Playa El Yaque, Isla de Margarita. Refugio sofisticado y exclusivo orientado al descanso y la serenidad. Ofrece habitaciones de diseño (estándar, superiores y suites), desayunos, bar, piscina y traslados desde el aeropuerto. Se diferencia por el enfoque en el silencio y la tranquilidad, ideal para relajación total y para entusiastas del kitesurf y windsurf.
Campañas de conversaciones estables. Son clientes muy tranquilos, poco comunicativos, con comunicación prácticamente mensual al entregar informes. Valoran resultados y rapidez cuando tienen algún evento o temporada importante. Reportes: principalmente mensuales.
Firma boutique de abogados especializada en lesiones personales con sede en Miami y Houston. Representan a víctimas de accidentes y negligencia: accidentes de tránsito, negligencia médica, mordeduras de perro, resbalones y caídas, y muerte por negligencia. Operan bajo honorarios de contingencia (no cobran si no ganan) y ofrecen servicio integral con asistencia en reparaciones y guía médica.
Campañas con rendimiento estable y flujo constante de visualizaciones. Se inició la fase de captación de leads con tracción moderada; se están optimizando ganchos y segmentación para acelerar conversiones. Clientes tranquilos, poco comunicativos. Valoran mucho las visualizaciones en los videos donde aparece Raúl. Reportes: principalmente mensuales.
Centro de diagnóstico automotor enfocado en revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes para motos, vehículos livianos y pesados. Complementan su oferta con punto de venta de SOAT. Venden confianza, cumplimiento normativo y agilidad, apoyándose en operación acreditada y comunicación digital orientada al servicio local.
Las campañas de leads tuvieron buen rendimiento hasta febrero 2026; en marzo 2026 las métricas se desestabilizaron. El rendimiento ha mejorado pero aún falta optimizar los costos por lead. Clientes tranquilos, poco comunicativos, con muy poca comunicación por el grupo. Valoran la generación de leads a un buen costo. Reportes: principalmente mensuales.
Marca B2B especializada en soluciones para refrigeración y cadena de frío: refrigeración comercial, equipos, ventilación, componentes, gases refrigerantes, motores y accesorios para cuarto frío. Se posiciona como aliado técnico del sector mediante soporte, eventos, webinars, cursos y formación para técnicos.
Campañas estables, procesos definidos. Objetivo principal: generación de leads, visitas a perfil y seguidores. Clientes participativos e involucrados, con moderada comunicación por el grupo; piden mucha activación de ads para sus publicaciones. Valoran leads a buen costo, visitas a perfil y nuevos seguidores. Reportes: mensuales.
Proveedor integral de refrigeración y aire acondicionado con oferta amplia: repuestos, compresores, unidades condensadoras, herramientas, refrigeración automotriz, ventilación, aire comprimido y accesorios. Su valor principal es ser una tienda técnica "todo en uno" para instaladores, talleres y negocios que necesitan abastecimiento especializado.
Campañas estables, procesos definidos. Objetivo principal: generación de leads, visitas a perfil y seguidores. Clientes participativos e involucrados, con moderada comunicación por el grupo; piden mucha activación de ads. Valoran leads a buen costo, visitas a perfil y nuevos seguidores. Reportes: mensuales.
Tienda enfocada en refrigeración y aire acondicionado que combina venta de equipos, herramientas y línea blanca para hogar o negocio. Comunicación orientada a resolver necesidades prácticas del cliente en San Cristóbal y Táriba. Vende conveniencia, variedad de marcas y acompañamiento para instalación, mantenimiento y renovación del hogar.
Campañas estables, procesos definidos. Objetivo principal: generación de leads, visitas a perfil y seguidores. Clientes participativos e involucrados, con moderada comunicación por el grupo; piden mucha activación de ads. Valoran leads a buen costo, visitas a perfil y nuevos seguidores. Reportes: mensuales.
Aliado en repuestos de refrigeración doméstica, comercial e industrial, con enfoque en catálogo, tienda y soporte. Más que una vitrina de productos, busca ser un socio confiable para operación, mantenimiento y reposición de equipos del sector.
Campañas estables, procesos definidos. Objetivo principal: generación de leads, visitas a perfil y seguidores. Clientes participativos e involucrados, con moderada comunicación por el grupo; piden mucha activación de ads. Valoran leads a buen costo, visitas a perfil y nuevos seguidores. Reportes: mensuales.
Distribuidor de componentes y soluciones para refrigeración y aire acondicionado. Trabaja categorías como compresores, herramientas, protectores electrónicos, válvulas, unidades condensadoras y partes eléctricas, con marcas especializadas como RGC, WIPCOOL, BREAKERMATIC, CUBIGEL y HONGSEN. Posicionamiento técnico-comercial enfocado en calidad, innovación y eficiencia.
Campañas enfocadas en conseguir nuevos aliados (distribuidores) para la marca. Clientes participativos e involucrados, con moderada comunicación por el grupo; piden mucha activación de ads. Valoran la calidad de los leads: necesitan conseguir más aliados para posicionarse en el mercado. Reportes: mensuales.
Parque de entretenimiento familiar enfocado en experiencias recreativas y celebraciones infantiles, con presencia en centros comerciales de Carrizal y Maturín. Comunicación centrada en cumpleaños, atracciones y diversión para niños. No vende solo entradas, sino momentos memorables y planes de ocio para familias.
Campañas estables, procesos definidos. Objetivo principal: generación de leads para paquetes de cumpleaños, visitas a perfil y seguidores. Clientes participativos e involucrados, con moderada comunicación por el grupo. Valoran la buena interacción con los paquetes de cumpleaños y dar a conocer el nuevo programa psicomotriz. Reportes: mensuales.
Marca de joyería y relojería de perfil aspiracional: anillos, brazaletes, collares, zarcillos, alta joyería y relojes de marcas premium. Su diferenciador es una visión contemporánea del lujo, con piezas pensadas para empoderar a la mujer moderna y llevar la joyería a un uso cotidiano sin perder exclusividad.
Campañas estables, procesos definidos. Por el tipo de segmentación, el porcentaje de conversión de seguidores es difícil de mejorar. El cliente tiene control total de su grilla, por lo que trabajamos en base a su contenido. Objetivo principal: visitas a perfil y seguidores de calidad. Sin contacto directo con el cliente. Reportes: mensuales.
Marca gastronómica en Caracas enfocada en arepas y comida rápida venezolana, con una comunicación muy anclada en antojo, humor y consumo cotidiano. Su propuesta apunta a ser una opción sabrosa, accesible y muy local para resolver comidas a casi cualquier hora.
Campañas estables, procesos definidos. Objetivo enfocado en visitas al perfil, conversaciones y seguidores. Clientes participativos e involucrados, con poca comunicación por el grupo; a veces piden activación de ads para publicaciones, pero normalmente nosotros las vamos activando. Valoran la buena interacción en todo sentido: conversaciones, seguidores y visitas al perfil. Reportes: mensuales.
Asesora inmobiliaria en Jacksonville, Florida, orientada a compra, venta e inversiones. Discurso enfocado en educación financiera, revisión de crédito, definición de presupuesto y acompañamiento estratégico durante el proceso. Más que vender casas, se posiciona como una guía en español para ayudar a la comunidad hispana a convertir la intención de compra en un plan realista y ejecutable.
Campañas en proceso de arranque, haciendo testeos para definir la mejor estrategia. Objetivo principal: generación de leads. Clienta participativa e involucrada, con buena comunicación por el grupo; ha manifestado concurrentemente su interés por conseguir leads. Valora conseguir buena cantidad de leads de calidad. Reportes: en etapa de arranque, aún no definido.
Offboarding de Clientes
Paso 1 — Notificación interna
En cuanto se confirme la cancelación, notifica a todo el equipo involucrado: Media Buyer, PM, Diseñador y CEO. Registra la razón de la cancelación en Airtable.
Paso 2 — Comunicación con el cliente
Envía un mensaje profesional confirmando la cancelación, la fecha efectiva de finalización y los pasos que seguirán.
Paso 3 — Transferencia de activos
Asegúrate de que el cliente tenga acceso completo a su cuenta publicitaria. Entrega cualquier material creativo si el contrato lo estipula. Envía un reporte final con el resumen de resultados de todo el período.
Paso 4 — Cierre operativo
Pausa o desactiva todas las campañas activas en la fecha acordada. Retira los accesos de la agencia al Business Manager del cliente. Archiva la cuenta en el CRM interno. Actualiza el pipeline en Airtable.
Paso 5 — Feedback y aprendizaje
Solicita feedback al cliente sobre su experiencia. Documenta las lecciones aprendidas. Si la relación termina en buenos términos, mantén la puerta abierta para futura colaboración.
Nunca borres datos o materiales del cliente sin autorización. Nunca dejes campañas activas gastando presupuesto después de la fecha de cierre. Nunca hables negativamente del cliente ante el equipo. Nunca ignores las solicitudes del cliente durante el proceso de cierre. El offboarding es tan importante como el onboarding para la reputación de la agencia.
Alertas Operativas
Falta de actualización no siempre significa que todo va bien
Si una tarea no está actualizada, asumir que no está avanzada. El equipo muchas veces no actualiza aunque haya progreso, o no actualiza porque no ha avanzado. Hacer seguimiento directo, no esperar a que informen. Pedir estado concreto: "¿en qué punto estamos, cómo vamos?"
Las tareas no priorizadas no se hacen
Si algo no se marca o comunica como urgente o importante, se retrasa. El equipo prioriza lo más visible o lo que se les recuerda. Dejar siempre claro qué es prioridad, para cuándo, y el impacto si no se cumple.
No asumir que el equipo entendió
"Sí, entendido" no es igual a realmente entendido. Muchas veces dicen que sí pero ejecutan distinto. Pedir confirmación concreta: "¿Cómo lo vamos a hacer/entregar?" Validar antes de avanzar demasiado.
Los retrasos pequeños se vuelven grandes rápido
Un día de retraso sin seguimiento puede convertirse en una semana. Detectar micro retrasos y corregir en el momento, no después.
Datos incompletos afectan todo el proyecto
Si los reportes no están actualizados, las decisiones se hacen a ciegas. Priorizar siempre hojas de seguimiento, métricas y reportes.
Depender de una sola persona es un riesgo
Si alguien clave falla, todo se frena. Tener visibilidad de todo, documentar procesos, no dejar conocimiento en una sola persona.
Los problemas no comunicados escalan
Si algo se está complicando y no se dice a tiempo, luego es más difícil resolverlo. Fomentar comunicación temprana y preguntar activamente: "¿Hay algo bloqueando esto?"
Cargar con todo como PM no es sostenible
La PM no debe hacer el trabajo de todos. Delegar, hacer seguimiento pero no ejecución, y diferenciar entre apoyar y hacerse responsable de todo.
Frases Útiles y Recomendaciones Finales
Anticiparse evita muchos errores. Confirmar todo por escrito. No asumir que el equipo entendió, ser específicos con las solicitudes o pendientes. Siempre dejar claro el siguiente paso. Siempre anotar compromisos, nuevas tareas o pendientes; dejarle la menor cantidad de cosas posibles a la memoria. Mantener tareas en estado de proceso hasta que realmente estén terminadas del todo.